ดร.ริต้าร์ จาคอบส์ นักเขียนจากนิวยอร์คท่านหนึ่ง กล่าวว่า ความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าที่มีบุคลิกก้าวร้าว และผู้ช่วยหัวหน้าที่มีบุคลิกยอมตามนั้น เปรียบเทียบได้เช่นเดียวกับเจ้านายและคนรับใช้ เพราะหัวหน้าเป็นผู้ออกคำสั่ง และผู้ช่วยเป็นผู้คอยปฏิบัติตามคำสั่งนั้น แต่สำหรับผู้ช่วยหัวหน้าที่หวังความก้าวหน้า เพื่อให้รู้ซึ้งในบทบาทและหน้าที่ของหัวหน้านั้น ได้มีแนวความคิดใหม่ๆ ที่จะลบล้างคำกล่าวเกี่ยวกับบทบาทของผู้ใต้บังคับบัญชาแบบโบราณนี้
ต่อไปนี้จะเป็นข้อแนะนำบางประการสำหรับผู้ช่วยหัวหน้า เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติต่อหัวหน้า ซึ่งเสนอโดย ดร.จาคอบส์ จากบทความในนิตยสาร “self”
การรู้จักปรับตัวให้เข้ากับหัวหน้า
ก่อนที่ท่านจะดำเนินการเรียกร้องในสิทธิและผลประโยชน์ของท่าน ท่านต้องเข้าใจอย่างลึกซึ้งถึงบุคลิกภาพและความมั่นคงทางจิตใจของหัวหน้า หากหัวหน้าของท่านกำลังเผชิญกับความตกต่ำในหน้าที่การงาน คุณสมบัติดีเลิศในตัวท่านนั้น อาจถูกใช้ในทางที่ผิด หรือท่านอาจถูกมองข้ามความสามารถไป ในทางตรงกันข้าม หากหัวหน้ากำลังเป็นดาวดวงเด่น โดยอาศัยความสามารถของเขาเองแล้ว ท่านอาจมีโอกาสที่จะมีชื่อเสียงตามไปด้วย
การติดต่องานอย่างตรงไปตรงมากับหัวหน้าเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานร่วมกัน การรีบเร่งเข้าพบหัวหน้าและระบายปัญหาทันทีอาจไม่ใช่การกระทำทีมีประสิทธิภาพนัก เพราะหัวหน้าแต่ละคนย่อมมีวิธีการต่างๆ กัน ในการตอบโต้กับปัญหายุ่งยาก จงคำนึงถึงเวลาอันมีค่าของหัวหน้าและวางกำหนดกฎเกณฑ์ของท่านเอง ในการขอเข้าพบหัวหน้าเพื่อปรึกษาปัญหา และเมือใดก็ตามที่หัวหน้าให้ความสนใจในปัญหาที่ท่านเสนอ ท่านต้องสามารถชี้แจงถึงสภาพปัญหาที่แท้จริงได้อย่างแจ่มแจ้งชัดเจน และท่านควรจะเตรียมพร้อมเพื่อปรึกษาหาวิธีการแก้ปัญหาที่เหมาะสมด้วย
การรู้จักเรียนรู้งาน
ปีเตอร์ ดรักเกอร์ บิดาแห่งทฤษฎีการบริหารสมัยใหม่ ได้เสนอแนะไว้ในหนังสือ Management : Tasks, responsibilities, practices ว่างานที่ดีมีเงื่อนไข 3 ประการคือ
1) งานนั้นต้องมีประสิทธิภาพ
2) ต้องมีการแจ้งให้ทราบถึงผลการปฏิบัติงานนั้นๆ
3) งานนั้นต้องทำให้เกิดการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง
ผู้เป็นหัวหน้าที่ดีควรมองตนเองเสมือนครู และคอยชี้แนะ สนับสนุนผู้ช่วยหัวหน้าให้กล้าที่จะสอบถามข้อข้องใจต่างๆ ถึงแม้ว่าผู้ช่วยจะสามารถศึกษางานจากหัวหน้าได้โดยตรง แต่ไม่จำเป็นต้องรอบรู้งานในหน้าที่ความรับผิดชอบไปหมดซะทุกอย่างของหัวหน้า แต่ผู้ช่วยต้องกระตือรือร้น สนใจในความต้องการของหัวหน้าอย่างจริงจัง ทั้งเรียนรู้วิธีการปฏิบัติงานของหัวหน้า และสามารถให้ข้อมูลต่างๆ ตลอดจนข้อเสนอแนะที่เหมาะสมหากหัวหน้าต้องการเพื่อการทำงานที่ดีขึ้น
การเสนอของานที่ท้าทายกว่า
หากท่านคิดว่างานในปัจจุบันที่ท่านกำลังทำอยู่ไม่มีความท้าทาย และไม่ก่อให้เกิดการเรียนรู้ในสิ่งใหม่ๆ เลย ท่านจงพยายามปรึกษาหารือเป็นการส่วนตัวกับหัวหน้า ถึงเป้าหมายสูงสุดของท่าน (ท่านเคยถามกับตัวเองไหมว่า ทำมัยเราต้องทำงาน แล้วทำงานไปเพื่ออะไร หรือแค่ต้องการเงินเยอะๆ เพื่อแลกซื้อวัตถุและค่านิยมบางอย่างที่สังคมกำลังหลงใหล เท่านั้นหรือ ?) การพูดขึ้นตรงๆ และเสนอของานที่ท้าทายความสามารถกว่านี้ย่อมเป็นวิธีการเดียวที่จะนำไปสู่ความก้าวหน้าในอนาคตแต่หาก พิจารณาดูแล้วว่าไม่มีทางเป็นไปได้ตามที่ท่านต้องการ ก็ถึงเวลาแล้วที่ท่านต้อง เริ่มพิจารณาดูว่าควรเบนเข็มทิศในการทำงานหรือมองดูงานอื่นได้หรือยัง
การมีความเห็นไม่สอดคล้องกับหัวหน้า
ผู้ช่วยหัวหน้าที่ดีมีไหวพริบต้องรู้จักหลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่ไม่สอดคล้องลงรอยกับหัวหน้า การไม่เห็นด้วยในเรื่องงานนั้นไม่ควรเก็บมาเป็นข้อบาดหมางส่วนตัวแต่ควรมีพื้นฐานจากความเป็นจริง และควรมีเหตุผลตามสภาพของปัญหา จงศึกษาหาข้อมูลและลำดับประเด็นปัญหานั้นตามหลักตรรกวิทยาและยึดหลักในเหตุผล จงเข้าพบหัวหน้าด้วยตนเอง และชี้แจงแนวความคิดของท่านอย่างตรงไปตรงมา แต่ไม่ใช่ด้วยวิธีการที่เป็นปฏิปักษ์ต่อกัน
ให้การสนับสนุนหัวหน้า
ผู้ใต้บังคับบัญชาส่วนมาก มักคิดว่าหัวหน้าต้องการทราบผลการปฏิบัติงาน เฉพาะกรณีที่มีอุปสรรคในการทำงานเท่านั้น แต่เปล่าเลย ผู้ช่วยที่ดีต้องค้นพบว่า ในเมื่อตนเองต้องการคำชมเชยเมื่อทำงานลุล่วงด้วยดีแล้ว หัวหน้าก็ย่อมต้องการคำยกย่อชมเชยเมื่อทำงานสำเร็จเช่นเดียวกัน การยกย่อชมเชยอย่างจริงใจจากบุคคลร่วมงานอย่างใกล้ชิดจะเป็นสิ่งตอบแทนที่ดีในการทำงานเป็นทีม แต่การชมเชยนี้ควรเน้นเฉพาะเจาะจงในเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยตรง เพราะการกล่าวชมเชยหัวหน้าลอยๆ เพียงแต่ว่าหัวหน้าปฏิบัติงานได้เยี่ยมยอดนั้น อาจกลับกลายเป็นการชมเชยที่ไม่ถูกกาลเทศะ และไม่จริงใจ และอาจถูกเพื่อนร่วมงานมองว่าประจบแระแจงหวังผลก็เป็นได้
การเคารพในศักดิ์ศรีของหัวหน้า
การทำงานใกล้ชิดกับหัวหน้านั้นควรคำนึงถึงความละเอียดอ่อนในเรื่องเล็กๆ น้อยๆ นิสัยใจคอและบุคลิกของหัวหน้า หากหัวหน้าของท่านมีปมด้อยในเรื่องส่วนสูงของตนเอง หรือเป็นคนบ้าอำนาจในการปกครอง และบังเอิญท่านมีส่วนสูงกว่าหัวหน้ามาก ดังนั้น ขณะปรึกษางานกับหัวหน้าท่านควรจะนั่งหรือโน้มตัวเล็กน้อยขณะพูดคุย และไม่ควรอย่างยิ่งที่จะยืนค้ำศีรษะ ด้วยวิธีปฏิบัติอย่างง่ายๆ แต่ด้วยกิริยามารยาทที่สุภาพเช่นนี้ จะสามารถลดความไม่พึงพอใจซึ่งกันและกันซึ่งอาจจะเกิดขึ้นได้
การเคารพในศักดิ์ศรีของตนเอง
อาจมีบางครั้งที่ท่านอาจตกอยู่ในสภาวะที่อึดใจหรือถูกวิจารณ์ไม่ว่าด้วยความยุติธรรมหรือ ไม่ยุตธรรมก็ตาม และท่านต้องให้คำอธิบาย ประการแรกที่ท่านพึงกระทำนั้นก็คือ การรอคอยโอกาสอันเหมาะสม ท่านต้องหลีกเลี่ยงการตอบโต้ด้วยวิธีปกป้องตนเอง (แต่ท่านควรใช้เวลาในการคิดแก้ไขปัญหานี้สักคืนหนึ่ง) และย่อมเป็นวิธีที่ดีหากท่านจะต้องให้หัวหน้าอธิบายถึงสาเหตุแห่งการวิพากษ์วิจารณ์นั้น หรือขอคำแนะนำเพื่อปรับปรุงงานของท่านต่อไป หรืออีกกรณีหนึ่งจงสงบสติอารมณ์ก่อนที่ท่านจะเริ่มต้นแก้ตัว หากหัวหน้าของท่านเชื่อในระบบอำนาจตามตำแหน่งที่ถือว่าหัวหน้าควรจะเป็นใหญ่เสมอ และจะไม่ยินยอมให้อภิปรายปัญหานั้นๆ วิธีการที่ดีที่สุดของท่านคือ จงทำงานให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดตามความสามารถของท่านเพราะการตั้งใจปฏิบัติงานจะเป็นเครื่องพิสูจน์ความสามารถของท่านเอง และผลงานที่ดีนั้นย่อมเป็นการแก้ตัวที่ดีที่สุด
การเคารพซึ่งกันและกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บังคับบัญชา และไม่ถือสาในความขัดแย้งในเรื่องงานมาเป็นสาระสำคัญในการผิดใจกัน ไม่ว่าชาติใดภาษาใดก็ตาม หัวหน้าย่อมเป็นหัวหน้า และย่อมมีศักดิ์ศรีในตนเอง เช่นเดียวกับท่านก็มีศักดิ์ศรีในสายตาของผู้บังคับบัญชารองๆ ลงไปเช่นกัน
ขอขอบคุณ คุณอุดมศักดิ์ รัตนภราดร
แผนกควบคุมราคางาน
กองวิศวกรรมบำรุงรักษาเครื่องกล
ฝ่ายบำรุงรักษาเครื่องกล
การไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย
สำหรับข้อมูล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น