เทคนิคการประชุม

   

  บทความนี้เป็นบทความที่กล่าวถึงเรื่องราวของเทคนิคการประชุม ซึ่งการประชุมนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับคนวัยทำงานทุกๆ ท่าน  และในที่ประชุมมักจะมีปัญหาการโต้แย้งกันบ่อยครั้งทั้งเรื่องปัญหาต่างๆ นาๆ จนทำให้เกิดอาการเบื่อหน่าย  แต่อย่างไรก็ตามการทำงานเป็นทีมจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีการประชุม ดังนั้น ลองมาพิจาณากันดูซิว่าจะทำอย่างไรถึงจะทำให้การประชุมนั้นมีความสนุกแทนความตึงเครียด

ความหมายการประชุมคืออะไร ?

     การประชุมคือการที่บุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปมาร่วมกันคิด เพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในเวลาและสถานที่ซึ่งกำหนดไว้

การประชุมสำคัญอย่างไร ?

      การประชุมเป็นเครื่องมือในการบริหารและการดำเนินงานในกิจกรรมต่างๆ เพื่อให้เกิดความร่วมมือ ร่วมใจและทำงานร่วมกันได้โดยมีเป้าหมายที่เข้าใจตรงกัน

ลักษณะของการประชุมมีอะไรบ้าง ?

      1 ลักษณะประชุมเพื่อร่วมพัฒนาแก้ไขปัญหา

      2 ลักษณะประชุมเพื่อรวบรวมความคิดและประสบการณ์ในการปรับปรุงงาน

ประเภทของการการประชุมมีอะไรบ้าง ?

      1 การประชุมเพื่อข่าวสาร

      2 การประชุมเพื่อการอบรม

      3 การประชุมเพื่อแก้ปัญหา

      4 การประชุมเพื่อระดมความคิด

ประโยชน์ของการประชุมมีอะไรบ้าง ?

      1 เป็นเครื่องช่วยให้มีการทำงานทางความคิดร่วมกัน เพราะการประชุมเป็นการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม

2 ช่วยให้เกิดความรับผิดชอบผูกพันระหว่างผู้เข้าร่วมประชุมและแบ่งเบาภาระรับผิดชอบได้ดี

3 ช่วยให้มีความรอบคอบในการตัดสินใจ

4 ช่วยในการรวบรวมข้อมูลและความคิดเห็นจากผู้เกี่ยวข้องได้อย่างกว้างขวางและครอบคลุม

5 ช่วยในการกระจายข่าวสารเรื่องราวต่างๆ และถ่ายทอดไปถึงผู้เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว

6 ช่วยในการประสานงาน ประสานความคิดและความเข้าใจ เมื่อได้มีการพบปะพูดคุย แลกเปลี่ยนทัศนะระหว่างกันโดยตรงและซึ่งๆ หน้า

7 ช่วยให้มีการหยั่งความคิดเห็นใหม่ๆ ในวิธีต่างๆ และมีโอกาสได้รับฟังความคิดเห็นใหม่ๆ ของบุคคลหลายคน สามารถนำมาวิเคราะห์และพิจารณา

8 ช่วยให้ไม่ด่วนผลีผลามตัดสินใจรวดเร็วโดยลำพังคนเดียว จนอาจเกิดพลาดพลั้งได้ง่าย

9 ช่วยให้เกิดความรู้สึกว่าแต่ละคนแต่ละคนมีส่วนร่วมเป็นเจ้าของงาน เจ้าของความคิดซึ่งมีมติตามเสียงส่วนใหญ่

10 ช่วยให้สามารถติดตามความคิดคืบหน้าของงาน และชำระสะสางกิจกรรมหรือภารกิจที่มีการมอบหมายไปดำเนินการ

แผ่นผังแสดงขั้นตอนของขบวนการประชุม



                  สิ่งที่จะต้องเตรียมก่อนการประชุม

1 สถานที่(ห้องประชุมหรือบริเวณที่เหมาะสม)

2 วันและเวลา

3 อุปกรณ์

4 วาระการประชุม

5 รายงานการประชุมครั้งที่แล้ว

ปัญหาและวิธีการแก้ไขในระหว่างการประชุม

     สมมุติว่าสมาชิกบางคนในกลุ่มที่กำลังร่วมประชุมกันอยู่มีพฤติกรรมบางอย่างที่อาจเป็นต้นเหตุให้การประชุมขาดประสิทธิภาพ และถ้าเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้น ประธานจะต้องรีบหาทางแก้ไขอย่างไรถึงจะเหมาะสมที่สุด

จงพิจารณาพฤติกรรม 11 ประเภท ดังต่อไปนี้ ที่ทำให้การประชุมขาดประสิทธิภาพ

ประเภทที่ 1 “พวกระมัดระวังและป้องกันตัวเอง

วิธีแก้ไข : อธิบายให้เห็นถึงความสำคัญของผลประโยชน์ส่วนรวมและวัตถุประสงค์ของการประชุม

ประเภทที่ 2 “พวกเกะกะรุกราน”

วิธีการแก้ไข : ถามปัญหายากๆ

                   : ให้แสดงความคิดเห็น

                  : หาโอกาสให้ปล่อย “ไก่” หรือเสียหน้า

                  : .ใช้การประนีประนอมเพื่อระงับอารมณ์เสีย เพื่อแก้ปัญหา

ประเภทที่ 3 “พวกทำเป็นไม่สนใจแต่แอบฟัง” (ทำตัวเหมือนผู้สังเกตการณ์)

วิธีการแก้ไข : กระตุ้นให้ช่วยพูดแสดงความคิดเห็น

                   : เรียกถามคำถามหรือให้แสดงความคิดเห็น

ประเภทที่ 4 “พวกชอบเด่น พวกชอบทำให้เรื่องยาว”

                      วิธีการแก้ไข : จำกัดเวลาในการแสดงความคิดเห็น

                : เน้นให้เห็นว่าเวลาในที่ประชุมมีจำกัด ขอให้พูดตรงประเด็นเลย

                      

ประเภทที่ 5 “พวกเบื่อหน่ายการประชุม หรือ พวก หลับยัน”

วิธีการแก้ไข : ชี้ให้เห็นถึงความสำคัญที่ทุกคนจะต้องมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นและทบทวนวัตถุประสงค์ของการประชุม

                  : เรียกถามหรือให้แสดงความคิดเห็นบ่ายๆ

                  : พูดพาดพิงถึงเขาบ่อยๆ

ประเภทที่ 6 “พวกเจ้าตำราหัวหมอ ซึ่งจะผูกขาดการพูดอยู่ตลอดเวลา หรือ พวกบ้าน้ำลาย”

วิธีการแก้ไข : หาจังหวะตัดบท

                 : แกล้งไม่เห็นเวลายกมือขอพูด

                 : เจาะจงให้คนอื่นพูด

                 : ถามข้ามหัว

                 : ให้ที่ประชุมวิจารณ์ความเห็นของเขา

วิธีการแก้ไข : เมื่อมีประเด็นใหม่ให้แสดงความคิดเห็นเป็นคนแรก

                :  ให้ผลัดกันออกความคิดเห็น

ประเภทที่ 8 “พวกนิ่งเสียตำลึงทอง”

วิธีการแก้ไข : ชี้ให้เห็นประโยชน์ของการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นซึ่งกันและกัน

                 : เรียกระบุตัวเพื่อขอให้แสดงความคิดเห็น

ประเภทที่ 9 “พวกตลบหลัง หรือ แซวสำราญ”

วิธีการแก้ไข : ใช้เมื่อสถานการณ์ตึงเครียด

                   : ขอความรวมมือให้พูดในประเด็นสำคัญของการประชุม

ประเภทที่ 10 “พวกไม่รู้เรื่องอะไรเลย หรือ พวกนางอาย”

วิธีการแก้ไข : พยายามถามเรื่องง่ายๆ ให้เขาตอบได้

                : ช่วยตอบนำบ้างเล็กน้อย

                : ยกย่องความคิดของเขา

ประเภทที่ 11 “พวกสงวนท่าที หรือ พวกอมภูมิ”

วิธีการแก้ไข : กระตุ้นให้เห็นความสำคัญของการช่วยการออกความคิดเห็น

                 : เชิญหรือให้เกียรติแสดงความคิดเห็น

                 : ยกย่องความคิดของเขา

     จะเห็นว่า  พฤติกรรมทั้ง 11 ประเภท ไม่ควรมีอยู่ในที่ประชุม เพราะยิ่งมีคนเหล่านั้นมากเพียงไร ก็ยิ่งจะทำให้การประชุมนั้นมีโอกาสประสบความล้มเหลวหรือมีประสิทธิภาพต่ำเท่านั้น

      นอกจากพฤติกรรมทั้ง 11 ประเภทแล้ว ยังมีสถานการณ์บางงอย่างที่เป็นปัญหาในการประชุมซึ่งจำเป็นจะต้องหาวิธีแก้ ดังตัวอย่างต่อไปนี้

สถานการณ์ที่ 1 : ผู้เข้าร่วมประชุมแยกกันพูดเป็นกลุ่มย่อยๆ

วิธีแก้ไข : ให้เวลาพอสมควร แล้วหาจังหวะเรียกความสนใจ หรือดึงให้กลุ่มใดกลุ่มหนึ่งเป็นพระเอกก่อน แล้วให้กลุ่มอื่นช่วยกันรับฟัง จากนั้นอภิปรายต่อๆ กันไป

สถานการณ์ที่ 2 : พูดนอกประเด็นหรือนอกวาระ

วิธีการแก้ไข : ทบทวนประเด็นและวาระใหม่อย่างสุภาพ

                    : โยนคำถามเพื่อที่จะพูดในประเด็นต่อไป

สถานการณ์ที่ 3 : เงียบไม่มีใครแสดงความคิดเห็น

วิธีการแก้ไข : กระตุ้นหรือกล่าวนำ

                 : ถามเป็นรายบุคคล

สถานการณ์ที่ 4 : ถามยัน

วิธีการแก้ไข : ทบทวนคำถามของเขาในที่ประชุม แล้วโยนให้เจ้าตัวตอบเอง

สถานการณ์ที่ 5 : หัวรั้น

วิธีการแก้ไข : ชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของคนส่วนใหญ่ หากจำเป็นอาจใช้วิธีลงคะแนนเพื่อหาข้อสรุปจากคนส่วนใหญ่

         ทางคณะผู้จัดทำหวังว่าบทความนี้จะเป็นโยชน์และแนวทางสำหรับพนักงานทุกๆ ท่าน และรวมไปถึง บุคคลระดับหัวหน้างานในทุกๆ องค์กร โดยสิ่งที่เขียนขึ้นนี้เป็นเรื่องจริง ซึ่งมักเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นกับที่ประชุมบ่อยครั้ง จนทำให้ประสิทธิภาพของการประชุมบกพร่องไป ส่งผลทำให้เนื้องานไม่ตรงตามวัตถุประสงค์เท่าที่ควร และประสบปัญหาตามมามากมาย

ด้วยความปรารถนาดีจะคณะผู้จัดทำ  ทีมงาน “หล่อขั้นเทพ”